E-Rechnung erstellen: was ab 2025 gilt und wie es geht

01Was eine E-Rechnung ist

Lange war eine Rechnung als PDF im E-Mail-Anhang völlig normal. Der Kunde las sie, tippte die Beträge in seine Buchhaltung und zahlte. Das Umsatzsteuergesetz nennt so ein PDF heute eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung ist dagegen eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Für diese Struktur gibt es zwei Wege. Der erste ist das XML allein, so funktioniert die XRechnung. Der zweite ist ein hybrides Format: ein normales PDF zum Lesen, in das dieselbe Rechnung als XML eingebettet ist. Das ist ZUGFeRD in Deutschland und Factur-X in Frankreich. Seit ZUGFeRD 2.1 sind beide technisch dieselbe Datei.

Bei einer hybriden Rechnung ist das XML der rechtlich führende Teil. Das Bundesfinanzministerium sagt das ausdrücklich. Deshalb dürfen die Beträge auf der Seite und im XML nie voneinander abweichen. CastPDF erzeugt beide aus einer einzigen Berechnung.

02Die E-Rechnungspflicht: 2025, 2027 und 2028

Grundlage ist das Wachstumschancengesetz. Es hat § 14 des Umsatzsteuergesetzes geändert und die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG festgelegt. Wie die Regeln im Alltag gelten, erklärt das Bundesfinanzministerium im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024. Ein zweites BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat es überarbeitet und ergänzt.

Bis Ende 2027 dürfen außerdem Rechnungen im EDI-Verfahren weiterlaufen, wenn beide Seiten zustimmen. Das betrifft vor allem Handel und Industrie, die schon heute Rechnungen zwischen ihren Systemen austauschen.

• Die XRechnung zählt als E-Rechnung.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 zählt, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC WL.
• Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung, auch nicht per E-Mail.
• Weichen Seite und XML einer ZUGFeRD-Datei ab, gilt das XML.

03Ausnahmen: Privatkunden, Kleinbeträge, Kleinunternehmer

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland, also im B2B-Geschäft. Einige Rechnungen dürfen auch nach 2028 als Papier oder PDF verschickt werden:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C). Hier ist keine E-Rechnung nötig.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV, zum Beispiel eine Quittung.
• Fahrausweise nach § 34 UStDV, etwa Bahn- und Bustickets.
• Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG. Die Ausnahme steht in § 34a UStDV.

Kleinunternehmer ist seit 2025, wer im Vorjahr höchstens 25.000 Euro und im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro Umsatz hat. Wichtig: Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Ausgenommen sind sie nur beim Ausstellen.

Für den Empfang genügt nach Auskunft des BMF ein E-Mail-Postfach. Damit Sie die Rechnung lesen und prüfen können, brauchen Sie aber ein Programm, das das XML anzeigt. Unser XRechnung-Validator zeigt die Eckdaten einer E-Rechnung kostenlos an.

04Welches Format: ZUGFeRD, XRechnung oder Factur-X?

Die häufigste Frage ist ZUGFeRD oder XRechnung. Behörden erwarten meist die XRechnung, oft über ein Portal, und nennen Ihnen die Syntax. Unternehmen nehmen häufig lieber ZUGFeRD, weil ihre Mitarbeiter das PDF weiter öffnen und lesen können. Beide sind E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes. Mehr dazu lesen Sie auf unseren Seiten zu ZUGFeRD und zur XRechnung.

Profile: wie viele Daten das XML enthält

Nehmen Sie en16931, wenn Ihr Kunde nichts anderes verlangt. Das Profil enthält die ganze Rechnung, und die meisten Empfänger rechnen damit. Die beiden kleinsten Profile enthalten keine Positionen und gelten in Deutschland nicht als Rechnung.

05E-Rechnung im B2B-Alltag: empfangen, senden, aufbewahren

Für viele Betriebe ändert sich zuerst der Posteingang. Lieferanten schicken XML-Dateien oder ZUGFeRD-PDFs, und Ihre Buchhaltung muss sie lesen können. Danach kommt der Ausgang: Ihre eigenen Rechnungen brauchen ab 2027 oder 2028 ein strukturiertes Format.

• Klären Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen empfangen und anzeigen kann.
• Prüfen Sie Ihren Vorjahresumsatz: Über 800.000 Euro gilt für Sie die Stufe 2027.
• Fragen Sie Ihre wichtigsten Kunden, welches Format sie bevorzugen.
• Bewahren Sie E-Rechnungen im Originalformat auf, also das XML, nicht nur einen Ausdruck.
• Testen Sie eine Rechnung mit einem Kunden, bevor Sie alle umstellen.

Rechnungen sind Buchungsbelege. Für sie gilt seit 2025 in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von acht statt zehn Jahren. Bei E-Rechnungen muss dabei der strukturierte Teil erhalten bleiben. Das ist allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Fragen zu Ihrem Fall klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

06E-Rechnung erstellen: drei Wege

Wie Sie E-Rechnungen erstellen, hängt davon ab, wo Ihre Rechnungsdaten heute liegen. Für die meisten Betriebe passt einer von drei Wegen:

Eine eigene Schnittstelle lohnt sich, wenn Ihre Rechnungen schon in einer Datenbank entstehen. Dann ist die E-Rechnung nur ein weiterer Aufruf, und Ihr Rechnungslayout bleibt erhalten. Die PDF-API dahinter erstellt auch Ihre übrigen Dokumente.

07Eine Anfrage: vom JSON zur E-Rechnung

Legen Sie die Rechnung in e_invoice in die normale Anfrage POST /v1/pdf. Eine Vorlage brauchen Sie nicht, die eingebaute Rechnungsvorlage erzeugt die Seite. Mit standard wählen Sie das Format, die Rechnung selbst bleibt gleich.

{
  "e_invoice": {
    "standard": "zugferd",
    "profile": "en16931",
    "invoice": {
      "number": "RE-2026-0815",
      "issue_date": "2026-10-10",
      "currency": "EUR",
      "seller": {
        "name": "Lindqvist Software GmbH",
        "vat_id": "DE123456789",
        "address": { "line1": "Kastanienallee 12", "city": "Berlin", "postal_code": "10435", "country_code": "DE" }
      },
      "buyer": {
        "name": "Brightwater Kaffee GmbH",
        "address": { "city": "Hamburg", "postal_code": "20457", "country_code": "DE" }
      },
      "payment": { "iban": "DE89370400440532013000", "due_date": "2026-11-09" },
      "lines": [
        { "name": "Softwarelizenz", "quantity": 1, "unit_price": "4800.00", "vat": { "category": "S", "rate": 19 } },
        { "name": "Handbuch, gedruckt", "quantity": 3, "unit_price": "24.90", "vat": { "category": "S", "rate": 7 } }
      ]
    }
  }
}

curl https://api.castpdf.com/v1/pdf \
  -H "Authorization: Bearer $CASTPDF_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -H "Idempotency-Key: rechnung-RE-2026-0815" \
  -d @RE-2026-0815.json \
  -o RE-2026-0815.pdf

import { readFile, writeFile } from 'node:fs/promises';

const body = await readFile('RE-2026-0815.json', 'utf8');
const res = await fetch('https://api.castpdf.com/v1/pdf', {
  method: 'POST',
  headers: {
    Authorization: `Bearer ${process.env.CASTPDF_API_KEY}`,
    'Content-Type': 'application/json',
    'Idempotency-Key': 'rechnung-RE-2026-0815',
  },
  body,
});
if (!res.ok) {
  const { error } = await res.json();
  // invalid_e_invoice listet jedes Problem in error.details.issues
  throw new Error(`${error.code}: ${error.message}`);
}
await writeFile('RE-2026-0815.pdf', Buffer.from(await res.arrayBuffer()));

import json
import os

import requests

with open("RE-2026-0815.json", encoding="utf-8") as f:
    body = json.load(f)

res = requests.post(
    "https://api.castpdf.com/v1/pdf",
    headers={
        "Authorization": f"Bearer {os.environ['CASTPDF_API_KEY']}",
        "Idempotency-Key": "rechnung-RE-2026-0815",
    },
    json=body,
    timeout=60,
)
if not res.ok:
    error = res.json()["error"]
    raise RuntimeError(f"{error['code']}: {error['message']}")
with open("RE-2026-0815.pdf", "wb") as f:
    f.write(res.content)

HTTP/1.1 200 OK
content-type: application/pdf
content-disposition: attachment; filename="RE-2026-0815.pdf"
x-e-invoice: zugferd/en16931
x-pages: 1

Mit "standard": "xrechnung-ubl" liefert dieselbe Anfrage das XRechnung-XML, sobald die Rechnung die zusätzlichen XRechnung-Felder enthält. Die API-Referenz beschreibt jedes Feld. Der Leitfaden zu ZUGFeRD und XRechnung zeigt Gutschriften, Reverse Charge und steuerfreie Umsätze.

08Summen einmal berechnet, zweimal gedruckt

• Jede Position ist Menge mal Nettopreis, auf Cent gerundet, danach folgen Abschläge und Zuschläge der Position.
• Die Umsatzsteuer wird einmal je Kategorie und Steuersatz berechnet, nicht je Position.
• Gerechnet wird mit exakten Dezimalzahlen, ohne Gleitkommafehler.
• Senden Sie gern eigene totals: Jede Abweichung meldet die API mit unserem Wert.
• Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferungen und Exporte erhalten den passenden Befreiungstext und Code.

Viele Abrechnungssysteme runden die Steuer pro Position. EN 16931 rundet einmal je Steuersatz, und das kann einen Cent Unterschied machen. Senden Sie Ihre Summen mit, nennt die API die abweichende Summe und den Grund, bevor etwas erzeugt oder berechnet wird.

09Was wir geprüft haben, und womit

Die Beispiele decken sechs Rechnungsarten ab: zwei Steuersätze mit Rabatten und Zuschlägen, Reverse Charge, einen steuerfreien Umsatz, eine Gutschrift, eine innergemeinschaftliche Lieferung und einen Rundungstest mit 40 Positionen.

10Was eine E-Rechnung kostet

Eine E-Rechnung zählt in Ihrem Tarif genau wie jedes andere PDF. Der kostenlose Tarif enthält 100 Dokumente im Monat. Bezahlte Tarife beginnen bei 19 $ im Monat für 2.500 Dokumente. Mit Testschlüsseln erstellen Sie beliebig viele E-Rechnungen mit Wasserzeichen, und eine abgelehnte Anfrage zählt nie. Alle Tarife finden Sie auf der Preisseite.

11Häufige Fragen

12Alles zum Thema E-Rechnung

Alle Seiten, die auf dieser aufbauen. Jede beantwortet eine engere Frage ausführlicher.