So prüfen Sie eine E-Rechnung
- Datei wählen. Eine XRechnung oder ein anderes EN-16931-XML in CII oder UBL, oder ein ZUGFeRD- bzw. Factur-X-PDF, bis 5 MB.
- Oder XML einfügen. Haben Sie keine Datei, fügen Sie das XML direkt in das Feld ein.
- Prüfen. Klicken Sie auf Prüfen. Ein PDF wird auf unserem Server nur geöffnet, um das XML darin herauszulesen.
- Bericht lesen. Zuerst kommen die Fehler, jeweils mit Regel und Feld. Danach folgen Warnungen und die Eckdaten der Rechnung.
Was der Validator prüft
- Die Syntax (CII oder UBL), die Dokumentart und das Profil, anhand der Kennung der Spezifikation (BT-24).
- Die Pflichtfelder des Profils, bei der XRechnung auch die deutschen Regeln wie Käuferreferenz und Kontakt des Verkäufers.
- Codes gegen ihre offiziellen Listen: Länder, Währungen, Einheiten, Steuerkategorien und Zahlungsarten.
- Die Regeln der Steuerkategorien, etwa einen Befreiungsgrund bei steuerfreien Positionen und die USt-IdNr. des Käufers bei Reverse Charge.
- Die Beträge nach EN 16931: Positionssummen, die Steueraufteilung je Steuersatz und die Summenregeln BR-CO-10 bis BR-CO-17.
- Bei einem PDF: die eingebettete XML-Datei, den PDF/A-Teil und die Factur-X-Metadaten, die das PDF angibt.
Jedes Problem nennt die Regel, wo es eine gibt, zum Beispiel BR-CO-15, und das Feld, zum Beispiel totals.tax_total. Die Meldungen selbst kommen derzeit auf Englisch aus der API. Die Überschriften des Berichts und alle Hinweise auf dieser Seite sind deutsch.
Was er nicht prüft
Dieses Tool liest die Rechnung in unser eigenes Modell ein und führt unsere Prüfungen aus. Die XSD-Schemas und die offiziellen Schematron-Regeln laufen hier nicht, das tut der KoSIT-Validator. Für eine verbindliche Antwort vor dem Upload in ein Portal nutzen Sie den KoSIT-Validator oder fragen den Empfänger.
Bei einem PDF liest das Tool nur die PDF/A-Kennung, prüft aber nicht die ganze Datei gegen PDF/A-3. Das leistet veraPDF. Dateien in den Profilen MINIMUM und BASIC WL haben keine Positionen, deshalb prüft der Validator dort nur Kopf und Summen.
Die häufigsten Fehler
| Problem | Regel | Die übliche Lösung |
|---|---|---|
| Steuer um einen Cent daneben | BR-CO-17 oder die Steueraufteilung | Steuer einmal je Steuersatz berechnen, nicht je Position |
| Keine Käuferreferenz in der XRechnung | BR-DE-15 | Leitweg-ID oder eine andere Referenz des Käufers ergänzen |
| Kontakt des Verkäufers fehlt | BR-DE-2, BR-DE-6, BR-DE-7 | Name, Telefon und E-Mail eines Ansprechpartners ergänzen |
| Positionssummen gehen nicht auf | BR-CO-10 | Die Summe der Nettobeträge der Positionen prüfen |
| Ein einfaches PDF ohne XML | keine | Eine echte ZUGFeRD- oder Factur-X-Datei erzeugen |
Eine Datei voller Fehler stammt meist aus einem Programm, das XML und PDF getrennt erzeugt oder anders rundet. Unser kostenloser E-Rechnungs-Generator baut beides aus einer Berechnung. Was XRechnung und ZUGFeRD jeweils verlangen, erklären die Seiten zur XRechnung und zu ZUGFeRD.
E-Rechnungen im Posteingang lesen
Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Wer noch keine Software dafür hat, sieht in einer XRechnung nur Code. Der Validator zeigt die Eckdaten lesbar an: Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer und Käufer, Anzahl der Positionen, Nettosumme, Steuer und Zahlbetrag.
Für die Buchhaltung ersetzt das keine Software, die E-Rechnungen verbucht und nach den Aufbewahrungsregeln ablegt. Für einen schnellen Blick auf eine eingegangene Rechnung reicht es aber.
Grenzen des kostenlosen Tools
| Eingabe | Eine XML- oder PDF-Datei bis 5 MB |
|---|---|
| Ergebnis | Ein Bericht mit Fehlern, Warnungen und den Eckdaten der Rechnung |
| Nicht enthalten | Die offizielle Prüfung mit XSD und Schematron sowie eine vollständige PDF/A-Prüfung |
| Wie oft | 10 Anfragen pro Minute und 100 pro Tag von einer Adresse |
| Auf jedem PDF | Eine kleine Zeile „Made with CastPDF“ in der Fußzeile |
Automatisieren
Machen Sie das jede Woche? Dieselbe Technik steckt in der CastPDF-API, ohne Fußzeile in den bezahlten Tarifen und mit 100 kostenlosen PDFs im Monat zum Start.
Mit der API
Erstellen Sie E-Rechnungen, die diese Prüfungen von Anfang an bestehen: Senden Sie e_invoice an POST /v1/pdf, beschrieben in der API-Referenz.
Aus einer Tabelle
Der Validator prüft eine Datei auf einmal. Für viele E-Rechnungen ruft Ihr Abrechnungssystem die API einmal pro Rechnung auf.