Die Rechnungsvorlage, die sich selbst ausfüllt

01Was in der Rechnungsvorlage steckt

1. 1Kopfbereich. Ihr Logo oder ein Zeichen mit Ihren Initialen, dazu Ihr Name und die Rechnungsnummer.
2. 2Parteien und Daten. Wer an wen berechnet, das Rechnungsdatum, das Fälligkeitsdatum und die Bestellnummer des Kunden.
3. 3Zahlbetrag. Ein farbiges Band mit dem offenen Betrag und dem Tag, an dem er fällig ist.
4. 4Positionen. Menge, Einzelpreis, Rabatt und Steuersatz jeder Zeile, dazu der Zeilenbetrag.
5. 5Steuer und Summen. Netto und Umsatzsteuer für jeden Steuersatz, danach Zwischensumme, Rabatte und Gesamtbetrag.
6. 6Zahlungsangaben. Bankverbindung, Verwendungszweck, eine Notiz und Ihre Zahlungsbedingungen.

02Wofür die Rechnungsvorlage gedacht ist

Die Vorlage macht aus Auftrags- oder Projektdaten eine saubere Rechnung. Sie passt zu Freiberuflern, Agenturen, Handwerksbetrieben und Softwarefirmen, die jeden Monat Rechnungen schreiben.

Jede Position hat ihren eigenen Steuersatz. Eine Rechnung mit 19 % und 7 % ist deshalb kein Sonderfall. Die Vorlage rundet jede Zeile, weist die Steuer je Satz getrennt aus und druckt den Gesamtbetrag.

Ihre Software vergibt die Rechnungsnummer und sendet sie mit. So bleibt die Nummernfolge an einer Stelle, und Ihre Buchhaltung und Ihre PDFs passen immer zusammen.

Was eine gute Rechnung enthält

• Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer.
• Rechnungsdatum, Fälligkeit und den Zeitpunkt der Leistung.
• Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden.
• Jede Position mit Menge, Einheit und Einzelpreis.
• Rabatte direkt an der Position und die Steuer je Steuersatz.
• Den Gesamtbetrag und eine klare Angabe, wie gezahlt wird.

03Rechnung und E-Rechnungspflicht

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den Software lesen kann, z. B. XRechnung oder ZUGFeRD. Ein normales PDF zählt nicht dazu, auch wenn es am Bildschirm gut aussieht. Für die Übergangszeit gilt Folgendes:

Ausgenommen von der Pflicht zum Ausstellen sind Rechnungen an Privatkunden (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Für diese Fälle bleibt eine PDF-Rechnung wie aus dieser Vorlage auch nach 2027 passend.

Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Egal ob PDF oder E-Rechnung: Eine Rechnung über mehr als 250 Euro braucht diese Angaben. Die Vorlage hat für fast jede ein eigenes Feld. Den Leistungszeitpunkt schreiben Sie in die Zahlungsbedingungen.

• Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden.
• Ihre Steuernummer oder Ihre USt-IdNr.
• Das Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum).
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird.
• Menge und Art der gelieferten Ware oder Umfang und Art der Leistung.
• Den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung.
• Das Entgelt, nach Steuersätzen aufgeteilt, und jede vereinbarte Minderung wie Skonto.
• Den Steuersatz und den Steuerbetrag oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Quellen: der Gesetzestext von § 14 UStG und die FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung. Dies ist eine allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater.

04Die Felder der Vorlage

Diese Felder liest die Rechnungsvorlage aus Ihren Daten. Felder mit „optional“ dürfen fehlen.

05Automatisch erstellen

Richten Sie die Vorlage einmal im Dashboard ein und lassen Sie Ihre Systeme sie füllen. Alle Wege unten nutzen dieselbe Vorlage. Eine Änderung am Design gilt also überall.

Eine Anfrage aus Ihrer Anwendung

Kopieren Sie die ID der Vorlage aus dem Editor und speichern Sie sie mit Ihren Daten in request.json. Dann senden Sie die Datei. Die Antwort ist das fertige PDF.

curl https://api.castpdf.com/v1/pdf \
  -H "Authorization: Bearer $CASTPDF_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d @request.json \
  --output rechnung.pdf

import { readFile, writeFile } from 'node:fs/promises';

const res = await fetch('https://api.castpdf.com/v1/pdf', {
  method: 'POST',
  headers: {
    Authorization: `Bearer ${process.env.CASTPDF_API_KEY}`,
    'Content-Type': 'application/json',
  },
  body: await readFile('request.json', 'utf8'),
});
if (!res.ok) throw new Error((await res.json()).error.message);
await writeFile('rechnung.pdf', Buffer.from(await res.arrayBuffer()));

<?php
$ch = curl_init('https://api.castpdf.com/v1/pdf');
curl_setopt_array($ch, [
    CURLOPT_POST => true,
    CURLOPT_RETURNTRANSFER => true,
    CURLOPT_HTTPHEADER => [
        'Authorization: Bearer ' . getenv('CASTPDF_API_KEY'),
        'Content-Type: application/json',
    ],
    CURLOPT_POSTFIELDS => file_get_contents('request.json'),
]);
$pdf = curl_exec($ch);
if (curl_getinfo($ch, CURLINFO_RESPONSE_CODE) !== 200) {
    throw new RuntimeException($pdf);
}
file_put_contents('rechnung.pdf', $pdf);

{
  "template_id": "IHRE_VORLAGEN_ID",
  "data": {
    "currency": "EUR",
    "locale": "de-DE",
    "seller": {
      "name": "Atelier Nordlicht Design GmbH",
      "initials": "AN",
      "tagline": "Markenauftritt und Verpackungsdesign",
      "address": "Hafenstraße 12\n20459 Hamburg",
      "email": "[email protected]",
      "tax_id": "DE123456789"
    },
    "customer": {
      "name": "Röstwerk Alster GmbH",
      "contact": "Frau Miriam Vogt",
      "address": "Lange Reihe 88\n20099 Hamburg",
      "tax_id": "DE987654321"
    },
    "invoice": {
      "number": "RE-2026-0142",
      "issued": "2026-09-30",
      "due": "2026-10-30",
      "reference": "Bestellung RA-7731",
      "notes": "Vielen Dank für die Zusammenarbeit an der Herbstkollektion. Fragen zur Rechnung beantworten wir unter [email protected].",
      "terms": "Zahlbar innerhalb von 30 Tagen ohne Abzug. Leistungszeitraum: September 2026."
    },
    "payment": {
      "bank": "Musterbank AG",
      "account_name": "Atelier Nordlicht Design GmbH",
      "iban": "DE89 3704 0044 0532 0130 00",
      "bic": "COBADEFFXXX"
    },
    "items": [
      {
        "description": "Workshop Markenstrategie",
        "detail": "Halbtägiger Workshop mit der Geschäftsführung, inkl. Protokoll",
        "quantity": 1,
        "unit": "",
        "unit_price": 2400,
        "vat_rate": 19
      },
      {
        "description": "Überarbeitung des Logos",
        "discount": 10,
        "quantity": 1,
        "unit": "",
        "unit_price": 3200,
        "vat_rate": 19
      },
      {
        "description": "Verpackungsdesign Kaffeebeutel",
        "detail": "Drei Motive für die Herbstsorten",
        "quantity": 3,
        "unit": "",
        "unit_price": 1850,
        "vat_rate": 19
      },
      {
        "description": "Art Direction Fotoproduktion",
        "quantity": 2,
        "unit": "Tage",
        "unit_price": 1200,
        "vat_rate": 19
      },
      {
        "description": "Gedrucktes Markenhandbuch",
        "detail": "48 Seiten, gebunden (ermäßigter Steuersatz für Bücher)",
        "quantity": 25,
        "unit": "Stück",
        "unit_price": 18.5,
        "vat_rate": 7
      }
    ]
  }
}

Neu bei der API? Der Quickstart führt Sie in etwa fünf Minuten vom kostenlosen Schlüssel zum ersten PDF.

06Ohne Code erstellen

1. Kostenlos registrieren. Sie brauchen keine Karte. „Vorlage verwenden“ öffnet den Editor mit dieser Vorlage.
2. Die Rechnungsvorlage öffnen. Tragen Sie Ihre Firmendaten, Ihren Kunden und Ihre Positionen in die Beispieldaten ein. Ändern Sie die englischen Beschriftungen und die Farben, bis die Rechnung zu Ihrem Betrieb passt.
3. Vorschau prüfen. Die Vorschau aktualisiert sich beim Tippen und ist kostenlos. Jede Seite trägt eine kleine Markierung „Preview“.
4. PDF erstellen. Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse und klicken Sie auf Generate PDF. Das ergibt ein sauberes PDF, das als ein PDF in Ihrem Tarif zählt.

07Anpassen

• Hinterlegen Sie Logo, Markenfarbe, Schrift und Firmendaten einmal in den Markeneinstellungen. Jede Vorlage nutzt sie.
• Schreiben Sie den Leistungszeitraum in die Zahlungsbedingungen, z. B. „Leistungszeitraum: September 2026“.
• Kleinunternehmer setzen den Steuersatz auf 0 und nennen § 19 UStG in der Notiz.
• Positionen ohne Rabatt oder Erläuterung lassen das Feld einfach weg. Die Zeile bleibt dann schlicht.
• Jedes Speichern ist eine neue Version. Ihre letzten 50 Versionen bleiben erhalten.

Lange Rechnungen ohne Handarbeit

Passt eine Rechnung nicht auf eine Seite, läuft sie auf der nächsten weiter. Der Tabellenkopf wiederholt sich, keine Position wird geteilt, und jede Seite zeigt „Seite X von Y“.

Summen und Bankverbindung bilden einen Block. Er bleibt möglichst auf einer Seite zusammen, damit der Gesamtbetrag nie allein auf einer leeren Seite steht.

08Fragen zur Rechnungsvorlage

09Weitere Vorlagen

• Rechnungen · A4, Hochformat

  Gutschrift

  Rückgaben, Preiskorrekturen und Erstattungen mit Bezug zur Rechnung.
• Rechnungen · A4, Hochformat

  Proforma-Rechnung

  Vorkasse anfordern, bevor die Ware das Haus verlässt.
• Rechnungen · 80 x 170 mm

  Quittung

  Kassenbeleg mit Artikeln, enthaltener Steuer und Bezahlt-Stempel.