Korrekturen, die auf die richtige Rechnung verweisen

01Was in der Vorlage für Gutschriften steckt

1. 1Originalrechnung. Nummer und Datum der Rechnung, die korrigiert wird, in einem hervorgehobenen Kasten.
2. 2Grund. Ein kurzer Titel und ein bis zwei Sätze dazu, warum Geld gutgeschrieben wird.
3. 3Gutgeschriebene Positionen. Menge, Einzelpreis, Steuersatz und gutgeschriebener Betrag jeder Zeile.
4. 4Steuer je Satz. Netto und Steuer für jeden Steuersatz, neben den Summen.
5. 5Gesamtbetrag. Ein dunkler Balken mit dem Betrag, den der Kunde zurückbekommt.
6. 6Ausgleich. Erstattung auf ein Konto oder Verrechnung mit der nächsten Rechnung.

02Wofür die Vorlage gedacht ist

Eine verschickte Rechnung bleibt, wie sie ist. Gibt der Kunde Ware zurück, wurde zu viel berechnet oder fällt ein Teil des Auftrags weg, stellen Sie einen Korrekturbeleg aus. Er senkt den offenen Betrag um eine klare Summe.

Die Vorlage druckt Nummer und Datum der Originalrechnung in einen hervorgehobenen Kasten. Darunter erklärt ein kurzer Text den Grund. Jede Position zeigt Menge, Einzelpreis, Steuersatz und den gutgeschriebenen Betrag.

Der letzte Block sagt, wie der Betrag ausgeglichen wird. Sie wählen eine Erstattung an den Kunden oder eine Verrechnung mit der nächsten Rechnung.

Was ein guter Korrekturbeleg enthält

• Einen eindeutigen Titel wie „Rechnungskorrektur“ und eine eigene Nummer.
• Nummer und Datum der Rechnung, die korrigiert wird.
• Den Grund der Korrektur in ein oder zwei Sätzen.
• Jede korrigierte Position mit Menge, Preis und Steuersatz.
• Die korrigierte Steuer je Steuersatz und den Gesamtbetrag.
• Ob Sie das Geld erstatten oder mit einer späteren Rechnung verrechnen.
• Ihre USt-IdNr. und die des Kunden, wenn sie auf der Rechnung stand.

03Gutschrift oder Rechnungskorrektur?

Im Alltag sagen viele „Gutschrift“, wenn sie Geld zurückgeben. Das Umsatzsteuergesetz meint damit aber etwas anderes. Nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG ist eine Gutschrift eine Abrechnung, die der Leistungsempfänger ausstellt. Ein Verlag rechnet z. B. Honorare für seine Autoren ab, und diese Abrechnung gilt als Rechnung der Autoren.

Steht „Gutschrift“ auf der Korrektur Ihrer eigenen Rechnung, kann das zu Missverständnissen und Rückfragen führen, beim Kunden wie in der Buchhaltung. Wählen Sie deshalb lieber eine dieser Bezeichnungen:

Die Überschrift der Vorlage ist einfacher Text im HTML. Auf der Vorschau steht dort noch das englische Wort, das Sie im Editor durch „Rechnungskorrektur“ ersetzen. Alles andere bleibt gleich.

Dies ist eine allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Wie Sie Korrekturen in Ihrer Buchhaltung erfassen, besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

04Die Felder der Vorlage

Die Vorlage liest diese Felder. Der Bezug zur Originalrechnung steht in der Gruppe Korrekturbeleg.

05Automatisch erstellen

Richten Sie die Vorlage einmal im Dashboard ein und lassen Sie Ihre Systeme sie füllen. Alle Wege unten nutzen dieselbe Vorlage. Eine Änderung am Design gilt also überall.

Eine Anfrage aus Ihrer Anwendung

Kopieren Sie die ID der Vorlage aus dem Editor und speichern Sie sie mit Ihren Daten in request.json. Dann senden Sie die Datei. Die Antwort ist das fertige PDF.

curl https://api.castpdf.com/v1/pdf \
  -H "Authorization: Bearer $CASTPDF_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d @request.json \
  --output gutschrift.pdf

import { readFile, writeFile } from 'node:fs/promises';

const res = await fetch('https://api.castpdf.com/v1/pdf', {
  method: 'POST',
  headers: {
    Authorization: `Bearer ${process.env.CASTPDF_API_KEY}`,
    'Content-Type': 'application/json',
  },
  body: await readFile('request.json', 'utf8'),
});
if (!res.ok) throw new Error((await res.json()).error.message);
await writeFile('gutschrift.pdf', Buffer.from(await res.arrayBuffer()));

<?php
$ch = curl_init('https://api.castpdf.com/v1/pdf');
curl_setopt_array($ch, [
    CURLOPT_POST => true,
    CURLOPT_RETURNTRANSFER => true,
    CURLOPT_HTTPHEADER => [
        'Authorization: Bearer ' . getenv('CASTPDF_API_KEY'),
        'Content-Type: application/json',
    ],
    CURLOPT_POSTFIELDS => file_get_contents('request.json'),
]);
$pdf = curl_exec($ch);
if (curl_getinfo($ch, CURLINFO_RESPONSE_CODE) !== 200) {
    throw new RuntimeException($pdf);
}
file_put_contents('gutschrift.pdf', $pdf);

{
  "template_id": "IHRE_VORLAGEN_ID",
  "data": {
    "currency": "EUR",
    "locale": "de-DE",
    "seller": {
      "name": "Bürowelt Hansen GmbH",
      "initials": "BH",
      "address": "Speicherstraße 9\n28217 Bremen",
      "email": "[email protected]",
      "tax_id": "DE276118340"
    },
    "customer": {
      "name": "Lenz & Brandt Architekten PartGmbB",
      "address": "Schlachte 21\n28195 Bremen",
      "tax_id": "DE193557204"
    },
    "credit_note": {
      "number": "RK-2026-0031",
      "issued": "2026-10-08",
      "invoice_number": "RE-2026-1184",
      "invoice_date": "2026-09-22",
      "reason": "Rücksendung und Preiskorrektur",
      "reason_detail": "Zwei Stühle kamen beschädigt an. Wir haben sie am 2. Oktober abgeholt, zusammen mit den originalverpackten Monitorarmen und Büchern. Die Schreibtischleuchten wurden zum Listenpreis statt zu Ihrem Vertragspreis berechnet."
    },
    "settlement": {
      "method": "refund",
      "account": "Ihr Konto mit der Endung 2210",
      "date": "2026-10-15",
      "note": "Bitte bewahren Sie diesen Beleg zusammen mit der Originalrechnung auf. Fragen beantworten wir unter [email protected]."
    },
    "items": [
      {
        "description": "Bürodrehstuhl, graphit",
        "detail": "Beschädigt geliefert, am 2. Oktober abgeholt",
        "quantity": 2,
        "unit_price": 289,
        "vat_rate": 19
      },
      {
        "description": "Schreibtischleuchte, Preiskorrektur",
        "detail": "Berechnet mit 64,00 € statt Vertragspreis 52,00 €",
        "quantity": 12,
        "unit_price": 12,
        "vat_rate": 19
      },
      {
        "description": "Monitorarm, einzeln",
        "detail": "Originalverpackt zurück",
        "quantity": 3,
        "unit_price": 74.5,
        "vat_rate": 19
      },
      {
        "description": "Fachbücher Architektur",
        "detail": "Originalverpackt zurück, ermäßigter Steuersatz",
        "quantity": 2,
        "unit_price": 42,
        "vat_rate": 7
      },
      {
        "description": "Planpapier A1, Rolle",
        "detail": "10 Rollen berechnet, 6 geliefert",
        "quantity": 4,
        "unit_price": 16.8,
        "vat_rate": 19
      },
      {
        "description": "Versandkosten der Rücksendung",
        "quantity": 1,
        "unit_price": 18,
        "vat_rate": 19
      }
    ]
  }
}

Neu bei der API? Der Quickstart führt Sie in etwa fünf Minuten vom kostenlosen Schlüssel zum ersten PDF.

06Ohne Code erstellen

1. Kostenlos registrieren. Sie brauchen keine Karte. „Vorlage verwenden“ öffnet den Editor mit dieser Vorlage.
2. Die Vorlage für Gutschriften öffnen. Tragen Sie Ihre Firma, den Kunden und die Originalrechnung in die Beispieldaten ein. Ändern Sie die Überschrift in Rechnungskorrektur, übersetzen Sie die Beschriftungen und passen Sie die Farben an.
3. Vorschau prüfen. Die Vorschau aktualisiert sich beim Tippen und ist kostenlos. Jede Seite trägt eine kleine Markierung „Preview“.
4. PDF erstellen. Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse und klicken Sie auf Generate PDF. Das ergibt ein sauberes PDF, das als ein PDF in Ihrem Tarif zählt.

07Anpassen

• Setzen Sie settlement.method auf offset, dann ersetzt der Verrechnungstext den Erstattungssatz.
• Schreiben Sie unter jede Position, was passiert ist, z. B. Minderlieferung.
• Stornieren Sie eine ganze Rechnung? Übernehmen Sie jede Zeile des Originals.
• Übernehmen Sie jeden Steuersatz genau so, wie er auf der Originalrechnung stand.
• Nutzen Sie einen eigenen Nummernkreis, z. B. RK-2026-0031.
• Jedes Speichern ist eine neue Version. Ihre letzten 50 Versionen bleiben erhalten.

Erstattung oder Verrechnung, je Beleg gewählt

Kunden wollen wissen, wann das Geld ankommt. Der Ausgleichsblock beantwortet das in einer Zeile, mit Betrag und Datum.

Bei einer Erstattung nennt er das Konto, auf das das Geld geht. Bei einer Verrechnung sagt er, dass der Betrag von der nächsten Rechnung abgezogen wird. Darunter ist Platz für eine Notiz, z. B. eine Kontaktadresse.

08Fragen zu Gutschrift und Rechnungskorrektur

09Weitere Vorlagen

• Rechnungen · A4, Hochformat

  Rechnungsvorlage

  Positionen, Umsatzsteuer je Satz und Summen, automatisch berechnet.
• Rechnungen · 80 x 170 mm

  Quittung

  Kassenbeleg mit Artikeln, enthaltener Steuer und Bezahlt-Stempel.
• Rechnungen · A4, Hochformat

  Proforma-Rechnung

  Vorkasse anfordern, bevor die Ware das Haus verlässt.