Lieferscheine, die unterschrieben zurückkommen

01Was im Lieferschein steckt

1. 1Lieferant und Nummer. Ihr Name, Ihre Anschrift und die Nummer des Lieferscheins.
2. 2Lieferadresse. Kunde, Baustelle oder Lager, dazu die Ansprechperson vor Ort.
3. 3Transportdaten. Lieferdatum, Bestellnummer des Kunden, Spediteur, Fahrzeug, Packstücke und Gewicht.
4. 4Hinweise zur Anlieferung. Zufahrt, Abladestelle oder Kran, in einem eigenen Kasten.
5. 5Warenliste. Artikelnummer, Bezeichnung, Menge und Einheit jeder Position.
6. 6Empfangsbestätigung. Name in Druckbuchstaben, Datum, Uhrzeit, Unterschrift und Platz für Mängel.

02Wofür der Lieferschein gedacht ist

Nutzen Sie die Vorlage, wenn Ihre eigenen Fahrzeuge oder eine Spedition Ware zum Kunden bringen. Baustoffhändler, Großhändler, Caterer und Verleiher arbeiten so. Der Fahrer übergibt den Lieferschein und nimmt eine unterschriebene Kopie wieder mit.

Der Lieferschein zeigt, wer liefert, wohin die Ware geht und wer vor Ort ansprechbar ist. Die Warenliste nennt für jede Zeile eine Artikelnummer, eine Bezeichnung, eine Menge und eine Einheit. Preise stehen bewusst nicht darauf.

Der Unterschriftsblock ist groß angelegt. Name, Datum, Uhrzeit und Unterschrift passen bequem hinein, dazu eine breite Zeile für Schäden oder Fehlmengen.

Was ein guter Lieferschein enthält

• Eine Lieferscheinnummer und die Bestellnummer des Kunden.
• Lieferant und vollständige Lieferadresse mit Ansprechperson.
• Das Lieferdatum, den Spediteur und das Fahrzeug.
• Jeden Artikel mit Menge und Einheit, z. B. Sack, Palette oder Rolle.
• Die Zahl der Packstücke und das Gesamtgewicht.
• Platz für Unterschrift und Vermerke zu Mängeln.

03Lieferschein, Packliste und Rechnung

Im Wareneingang gleicht Ihr Kunde den Lieferschein mit der Ware und mit seiner Bestellung ab. Stimmt alles, unterschreibt er. Damit haben Sie eine Empfangsbestätigung in der Hand. Fehlt etwas oder ist etwas beschädigt, steht es auf demselben Blatt.

Ein Packzettel liegt im Paket, damit der Kunde den Inhalt prüfen kann. Ein Lieferschein wird dagegen persönlich übergeben und gegengezeichnet. Bei Paketversand reicht oft ein Packzettel. Bei Lieferungen mit eigenem Fahrzeug oder auf Baustellen ist der Lieferschein üblich.

04Die Felder der Vorlage

Der Lieferschein liest diese Felder. Ein Betrag oder eine Währung kommt bewusst nicht vor.

05Automatisch erstellen

Richten Sie die Vorlage einmal im Dashboard ein und lassen Sie Ihre Systeme sie füllen. Alle Wege unten nutzen dieselbe Vorlage. Eine Änderung am Design gilt also überall.

Eine Anfrage aus Ihrer Anwendung

Kopieren Sie die ID der Vorlage aus dem Editor und speichern Sie sie mit Ihren Daten in request.json. Dann senden Sie die Datei. Die Antwort ist das fertige PDF.

curl https://api.castpdf.com/v1/pdf \
  -H "Authorization: Bearer $CASTPDF_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d @request.json \
  --output lieferschein.pdf

import { readFile, writeFile } from 'node:fs/promises';

const res = await fetch('https://api.castpdf.com/v1/pdf', {
  method: 'POST',
  headers: {
    Authorization: `Bearer ${process.env.CASTPDF_API_KEY}`,
    'Content-Type': 'application/json',
  },
  body: await readFile('request.json', 'utf8'),
});
if (!res.ok) throw new Error((await res.json()).error.message);
await writeFile('lieferschein.pdf', Buffer.from(await res.arrayBuffer()));

<?php
$ch = curl_init('https://api.castpdf.com/v1/pdf');
curl_setopt_array($ch, [
    CURLOPT_POST => true,
    CURLOPT_RETURNTRANSFER => true,
    CURLOPT_HTTPHEADER => [
        'Authorization: Bearer ' . getenv('CASTPDF_API_KEY'),
        'Content-Type: application/json',
    ],
    CURLOPT_POSTFIELDS => file_get_contents('request.json'),
]);
$pdf = curl_exec($ch);
if (curl_getinfo($ch, CURLINFO_RESPONSE_CODE) !== 200) {
    throw new RuntimeException($pdf);
}
file_put_contents('lieferschein.pdf', $pdf);

{
  "template_id": "IHRE_VORLAGEN_ID",
  "data": {
    "locale": "de-DE",
    "supplier": {
      "name": "Baustoffhandel Albrecht GmbH",
      "address": "Industriestraße 17\n68169 Mannheim",
      "phone": "0621 4381 2290"
    },
    "customer": {
      "name": "Wohnbau Neckarbogen GmbH",
      "site": "Baustelle Neckarbogen, Haus 3 bis 5\nZufahrt Tor Nord, Hafenstraße\n74076 Heilbronn",
      "contact": "Vor Ort: Herr Yilmaz, Bauleiter"
    },
    "delivery": {
      "number": "LS-58214",
      "date": "2026-10-09",
      "order_ref": "Bestellung WN-2207",
      "carrier": "Eigener Fuhrpark",
      "vehicle": "Kranwagen 12",
      "instructions": "Mit dem Kran am Tor Nord abladen. Bei Ankunft nach dem Bauleiter fragen und die Big Bags nicht auf der Zufahrt abstellen.",
      "packages": "5 Paletten, 6 Big Bags, 2 Bündel",
      "weight": "9,8 t",
      "received_text": "Bitte prüfen Sie die Ware vor der Unterschrift. Schäden oder Fehlmengen tragen Sie bitte unten ein."
    },
    "items": [
      {
        "code": "KS-20-115",
        "description": "Kalksandstein KS 20, 248 x 115 x 248 mm",
        "quantity": 480,
        "unit": "Stück"
      },
      {
        "code": "SND-02-BB",
        "description": "Bausand 0/2, Big Bag",
        "quantity": 6,
        "unit": "Big Bags"
      },
      {
        "code": "ZEM-CEM2-25",
        "description": "Zement CEM II 42,5 R, 25 kg",
        "quantity": 40,
        "unit": "Sack"
      },
      {
        "code": "KVH-C24-6012",
        "description": "Konstruktionsvollholz C24, 60 x 120 mm, 5 m",
        "quantity": 36,
        "unit": "Stück"
      },
      {
        "code": "GKB-125-2512",
        "description": "Gipskartonplatte 12,5 mm, 2500 x 1250 mm",
        "quantity": 60,
        "unit": "Platten"
      },
      {
        "code": "DAE-MW-100",
        "description": "Mineralwolle-Dämmplatte 100 mm, Paket",
        "quantity": 24,
        "unit": "Pakete"
      },
      {
        "code": "MSP-100-30",
        "description": "Mauersperrbahn 100 mm x 30 m",
        "quantity": 8,
        "unit": "Rollen"
      },
      {
        "code": "MAK-VA-250",
        "description": "Maueranker Edelstahl, Karton mit 250 Stück",
        "quantity": 4,
        "unit": "Kartons"
      }
    ]
  }
}

Neu bei der API? Der Quickstart führt Sie in etwa fünf Minuten vom kostenlosen Schlüssel zum ersten PDF.

06Ohne Code erstellen

1. Kostenlos registrieren. Sie brauchen keine Karte. „Vorlage verwenden“ öffnet den Editor mit dieser Vorlage.
2. Die Lieferschein-Vorlage öffnen. Setzen Sie Ihre Firma, den Kunden und eine echte Lieferung in die Beispieldaten ein. Übersetzen Sie die Überschriften und wählen Sie Ihre Farbe, dann sehen Sie den fertigen Lieferschein in der Vorschau.
3. Vorschau prüfen. Die Vorschau aktualisiert sich beim Tippen und ist kostenlos. Jede Seite trägt eine kleine Markierung „Preview“.
4. PDF erstellen. Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse und klicken Sie auf Generate PDF. Das ergibt ein sauberes PDF, das als ein PDF in Ihrem Tarif zählt.

07Anpassen

• Drucken Sie zwei Exemplare: eines bleibt beim Kunden, das unterschriebene geht ins Büro.
• Nutzen Sie das Hinweisfeld für Zufahrt, Tor oder Kran.
• Passen Sie die Einheiten an Ihre Branche an: Palette, Karton, Meter.
• Keine besonderen Hinweise? Lassen Sie das Feld leer, dann entfällt der Kasten.
• Jedes Speichern ist eine neue Version. Ihre letzten 50 Versionen bleiben erhalten.

Ein Unterschriftsblock für echte Baustellen

Lieferscheine werden auf Ladeflächen unterschrieben, im Regen und mit Handschuhen. Winzige Kästchen funktionieren dort nicht.

Die Vorlage gibt jedem Feld eine lange Linie. Name und Unterschrift stehen getrennt von Datum und Uhrzeit. Auch der Fahrer unterschreibt. Eine ganze Zeile nimmt Vermerke zu Schäden oder Fehlmengen auf, damit jede Reklamation mit Fakten beginnt.

08Fragen zum Lieferschein

09Weitere Vorlagen

• Rechnungen · A4, Hochformat

  Rechnungsvorlage

  Positionen, Umsatzsteuer je Satz und Summen, automatisch berechnet.
• Rechnungen · A4, Hochformat

  Kostenvoranschlag

  Arbeiten bepreisen, Extras anbieten, Annahme unterschreiben lassen.
• Rechnungen · A4, Hochformat

  Proforma-Rechnung

  Vorkasse anfordern, bevor die Ware das Haus verlässt.