Kostenvoranschläge, die Kunden gleich unterschreiben

01Was im Kostenvoranschlag steckt

1. 1Auftrag in Kürze. Die Nummer, ein kurzer Titel und ein Satz dazu, worum es geht.
2. 2Kunde und Daten. Für wen das Angebot ist, das Datum, die Gültigkeit und wer es erstellt hat.
3. 3Enthaltene Leistungen. Jede Position mit Menge, Einheit und Preis. Nur diese Zeilen ergeben die Summe.
4. 4Rabatt, Steuer, Summe. Ein Rabatt in Prozent, die Umsatzsteuer je Satz und die Endsumme in einem dunklen Balken.
5. 5Optionale Extras. Bepreiste Zusatzleistungen mit Ankreuzfeldern, außerhalb der Summe.
6. 6Annahme. Linien für Name, Datum und Unterschrift des Kunden.

02Wofür der Kostenvoranschlag gedacht ist

Mit der Vorlage nennen Sie den Preis einer Arbeit, bevor sie beginnt. Malerbetriebe, Werkstätten, Agenturen und Berater schicken solche Schreiben jede Woche. Ob Sie es Angebot oder Kostenvoranschlag nennen, das Blatt ist dasselbe.

Jede Position hat Menge, Einheit und Preis, etwa Quadratmeter oder Stunden. Positionen, die Sie als optional markieren, wandern in einen eigenen Kasten und zählen nicht zur Summe. Ein Rabatt in Prozent gilt für alle enthaltenen Leistungen.

Unten auf der Seite steht ein Annahmeblock. Der Kunde trägt Namen und Datum ein, unterschreibt und schickt die Seite zurück.

Was ein guter Kostenvoranschlag enthält

• Eine Nummer, auf die sich beide Seiten später beziehen.
• Das Datum und eine Frist, bis zu der die Preise gelten.
• Eine kurze Beschreibung des Auftrags in einfachen Worten.
• Jede Leistung mit Menge, Einheit und Einzelpreis.
• Rabatt, Umsatzsteuer und Endsumme jeweils in einer eigenen Zeile.
• Ob die Preise verbindlich sind oder nur eine Schätzung.
• Wie der Kunde annimmt und was danach passiert.

03Verbindlich oder unverbindlich?

Ein verbindlicher Kostenvoranschlag ist ein Festpreis. Kostet die Arbeit am Ende mehr, tragen Sie in der Regel die Differenz. Ein unverbindlicher Kostenvoranschlag ist eine fachliche Schätzung. Der Endpreis darf davon abweichen, aber nicht beliebig.

Zeichnet sich ab, dass ein unverbindlicher Voranschlag deutlich überschritten wird, müssen Sie das dem Kunden unverzüglich mitteilen. So sieht es § 649 BGB vor. Der Kunde kann den Vertrag dann kündigen. Er zahlt in diesem Fall nur einen Teil der Vergütung für die bis dahin erbrachte Arbeit und die Auslagen.

• Schreiben Sie „verbindlich“ oder „unverbindlich“ in den Titel oder in die Bedingungen.
• Nennen Sie eine Gültigkeit, z. B. 30 Tage. Bei schwankenden Materialpreisen lieber kürzer.
• Halten Sie fest, ob der Kostenvoranschlag selbst etwas kostet. Ohne Vereinbarung ist er im Zweifel kostenlos.
• Melden Sie absehbare Mehrkosten schriftlich, bevor Sie weiterarbeiten.

04Die Felder der Vorlage

Der Kostenvoranschlag liest diese Felder. Mit optional markierte Felder dürfen leer bleiben.

05Automatisch erstellen

Richten Sie die Vorlage einmal im Dashboard ein und lassen Sie Ihre Systeme sie füllen. Alle Wege unten nutzen dieselbe Vorlage. Eine Änderung am Design gilt also überall.

Eine Anfrage aus Ihrer Anwendung

Kopieren Sie die ID der Vorlage aus dem Editor und speichern Sie sie mit Ihren Daten in request.json. Dann senden Sie die Datei. Die Antwort ist das fertige PDF.

curl https://api.castpdf.com/v1/pdf \
  -H "Authorization: Bearer $CASTPDF_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d @request.json \
  --output kostenvoranschlag.pdf

import { readFile, writeFile } from 'node:fs/promises';

const res = await fetch('https://api.castpdf.com/v1/pdf', {
  method: 'POST',
  headers: {
    Authorization: `Bearer ${process.env.CASTPDF_API_KEY}`,
    'Content-Type': 'application/json',
  },
  body: await readFile('request.json', 'utf8'),
});
if (!res.ok) throw new Error((await res.json()).error.message);
await writeFile('kostenvoranschlag.pdf', Buffer.from(await res.arrayBuffer()));

<?php
$ch = curl_init('https://api.castpdf.com/v1/pdf');
curl_setopt_array($ch, [
    CURLOPT_POST => true,
    CURLOPT_RETURNTRANSFER => true,
    CURLOPT_HTTPHEADER => [
        'Authorization: Bearer ' . getenv('CASTPDF_API_KEY'),
        'Content-Type: application/json',
    ],
    CURLOPT_POSTFIELDS => file_get_contents('request.json'),
]);
$pdf = curl_exec($ch);
if (curl_getinfo($ch, CURLINFO_RESPONSE_CODE) !== 200) {
    throw new RuntimeException($pdf);
}
file_put_contents('kostenvoranschlag.pdf', $pdf);

{
  "template_id": "IHRE_VORLAGEN_ID",
  "data": {
    "currency": "EUR",
    "locale": "de-DE",
    "seller": {
      "name": "Malerwerkstatt Kranich GmbH",
      "short": "Kranich",
      "address": "Gerberstraße 4\n04105 Leipzig",
      "email": "[email protected]",
      "tax_id": "DE214553870"
    },
    "client": {
      "name": "Zahnarztpraxis Lenz",
      "contact": "z. Hd. Frau Hanna Lenz",
      "address": "Karl-Heine-Straße 51\n04229 Leipzig"
    },
    "quote": {
      "number": "KV-2026-058",
      "title": "Renovierung der Praxisräume",
      "summary": "Frische Wände und Decken in Empfang, Wartebereich und drei Behandlungsräumen, bei laufendem Betrieb an zwei Wochenenden.",
      "issued": "2026-10-06",
      "valid_until": "2026-11-05",
      "prepared_by": "Jonas Kranich, Malermeister",
      "discount": 5,
      "notes": "Der Rabatt gilt für die enthaltenen Arbeiten. Wir arbeiten an zwei Wochenenden, damit die Praxis geöffnet bleibt.",
      "acceptance": "Zur Beauftragung unterschreiben Sie bitte unten und senden die Seite vor Ablauf der Gültigkeit zurück. Danach stimmen wir die Termine mit Ihnen ab.",
      "terms": "Unverbindlicher Kostenvoranschlag. Zusätzliche Arbeiten berechnen wir nach Absprache zu unserem Stundensatz."
    },
    "items": [
      {
        "description": "Abdeck- und Schutzarbeiten",
        "detail": "Böden, Möbel und Geräte abdecken, Fenster abkleben",
        "quantity": 1,
        "unit": "",
        "unit_price": 380,
        "vat_rate": 19,
        "optional": false
      },
      {
        "description": "Wände spachteln und schleifen",
        "quantity": 145,
        "unit": "m²",
        "unit_price": 9.5,
        "vat_rate": 19,
        "optional": false
      },
      {
        "description": "Anstrich Wände, Dispersionsfarbe weiß",
        "detail": "Zweifacher Anstrich, scheuerbeständig",
        "quantity": 145,
        "unit": "m²",
        "unit_price": 7.8,
        "vat_rate": 19,
        "optional": false
      },
      {
        "description": "Decken streichen",
        "quantity": 62,
        "unit": "m²",
        "unit_price": 8.4,
        "vat_rate": 19,
        "optional": false
      },
      {
        "description": "Türzargen lackieren",
        "quantity": 6,
        "unit": "Stück",
        "unit_price": 95,
        "vat_rate": 19,
        "optional": false
      },
      {
        "description": "Entsorgung und Endreinigung",
        "quantity": 1,
        "unit": "",
        "unit_price": 240,
        "vat_rate": 19,
        "optional": false
      },
      {
        "description": "Akzentwand im Wartebereich, Farbton nach Wahl",
        "quantity": 1,
        "unit": "",
        "unit_price": 420,
        "vat_rate": 19,
        "optional": true
      },
      {
        "description": "Wandschutzpaneele am Empfang",
        "quantity": 4,
        "unit": "Stück",
        "unit_price": 135,
        "vat_rate": 19,
        "optional": true
      }
    ]
  }
}

Neu bei der API? Der Quickstart führt Sie in etwa fünf Minuten vom kostenlosen Schlüssel zum ersten PDF.

06Ohne Code erstellen

1. Kostenlos registrieren. Sie brauchen keine Karte. „Vorlage verwenden“ öffnet den Editor mit dieser Vorlage.
2. Die Vorlage für den Kostenvoranschlag öffnen. Tragen Sie Ihren Betrieb, den Kunden und die geplanten Arbeiten in die Beispieldaten ein. Ändern Sie die englischen Überschriften und die Farbe, bis der Voranschlag zu Ihrem Briefpapier passt.
3. Vorschau prüfen. Die Vorschau aktualisiert sich beim Tippen und ist kostenlos. Jede Seite trägt eine kleine Markierung „Preview“.
4. PDF erstellen. Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse und klicken Sie auf Generate PDF. Das ergibt ein sauberes PDF, das als ein PDF in Ihrem Tarif zählt.

07Anpassen

• Setzen Sie den Rabatt auf 0, dann verschwindet die Rabattzeile.
• Markieren Sie eine Position mit optional: true, damit sie in den Kasten für Extras wandert.
• Ändern Sie die Überschrift im Editor in „Angebot“, wenn das in Ihrer Branche üblich ist.
• Schreiben Sie Anzahlung oder Zahlungsplan in den Annahmetext.
• Jedes Speichern ist eine neue Version. Ihre letzten 50 Versionen bleiben erhalten.

Extras, die den Preis nicht aufblähen

Kunden mögen Auswahl. Ein Angebot, das jede Idee in die Summe packt, wirkt aber teuer. Die Vorlage trennt beides.

Die enthaltenen Positionen ergeben Zwischensumme, Rabatt, Steuer und Endsumme. Optionale Positionen stehen in einem gestrichelten Kasten mit Ankreuzfeldern und Nettopreisen. Der Kunde kreuzt an, was er möchte, und Sie nehmen es in den Auftrag auf.

08Fragen zum Kostenvoranschlag

09Weitere Vorlagen

• Rechnungen · A4, Hochformat

  Rechnungsvorlage

  Positionen, Umsatzsteuer je Satz und Summen, automatisch berechnet.
• Rechnungen · A4, Hochformat

  Proforma-Rechnung

  Vorkasse anfordern, bevor die Ware das Haus verlässt.
• Versand · A4, Hochformat

  Lieferschein

  Liefernachweis mit Unterschrift des Empfängers, ganz ohne Preise.