Was die XRechnung ist
Die XRechnung ist die deutsche Ausprägung der europäischen Norm für E-Rechnungen: reines XML, mit einigen Zusatzregeln für öffentliche Auftraggeber.
Die XRechnung ist eine Spezifikation der EN 16931. Herausgeber ist die KoSIT, die Koordinierungsstelle für IT-Standards der Länder. Sie ergänzt die europäischen Regeln um deutsche Geschäftsregeln, etwa eine Pflicht zur Käuferreferenz und Kontaktdaten des Verkäufers.
Eine XRechnung hat kein sichtbares Layout. Die XML-Datei ist die Rechnung. Portale wie die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) und die OZG-RE lesen sie direkt ein. Lieferanten der Bundesverwaltung müssen seit November 2020 elektronisch abrechnen, und viele Länder haben ähnliche Regeln.
| CII | UBL | |
|---|---|---|
| Voller Name | UN/CEFACT Cross Industry Invoice | OASIS Universal Business Language 2.1 |
| Gutschriften | Typcode 381 im selben Dokument | Ein eigenes CreditNote-Dokument |
| Gleiche Syntax wie | ZUGFeRD und Factur-X | Peppol BIS Billing |
| In CastPDF | "standard": "xrechnung-cii" | "standard": "xrechnung-ubl" |
Beide Syntaxen tragen genau dieselben Daten, und die Prüfwerkzeuge behandeln sie gleich. Fragen Sie den Auftraggeber, welche sein Portal annimmt. Ist es ihm egal, ist UBL die übliche Wahl für Portale und Peppol. CII passt zu Ihren ZUGFeRD-Dateien.
Die Leitweg-ID: die Adresse der Behörde
Die Leitweg-ID sagt dem Portal, welche Stelle die Rechnung bekommt. Sie gehört in jede XRechnung an eine Behörde, als Käuferreferenz. Den Wert erhalten Sie vom Auftraggeber, meist mit der Bestellung oder im Vertrag.
- Aufbau. Eine Grobadressierung, eine optionale Feinadressierung und eine zweistellige Prüfziffer, getrennt durch Bindestriche. Ein Beispiel ist
04011000-12345-67. - Woher. Vom Auftraggeber, der die Rechnung bekommt. Raten Sie sie nicht, und CastPDF kann sie nicht für Sie nachschlagen.
- Wohin. In
buyer_reference, und bei Behörden meist auch als elektronische Adresse des Käufers mit dem Schema0204.
Fehlt die Leitweg-ID, lehnt das Portal die Rechnung ab. Fragen Sie deshalb vor der ersten Rechnung nach. Bei einer Rechnung an ein Unternehmen ist eine Käuferreferenz ebenfalls Pflicht in der XRechnung. Dann genügt zum Beispiel die Bestellnummer des Kunden.
Die Felder, die die XRechnung zusätzlich verlangt
Eine XRechnung braucht alles, was eine normale Rechnung nach EN 16931 hat, und zusätzlich diese Felder. Die API prüft sie alle auf einmal und nennt jedes fehlende.
buyer_reference: die Leitweg-ID oder eine andere Referenz des Käufers.seller.contactmit Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.seller.electronic_addressundbuyer.electronic_address, bei Behörden meist die Leitweg-ID mit dem Schema0204.- Zahlungsangaben, etwa eine IBAN für die Überweisung, und ein Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingungen.
XRechnung erstellen: kostenlos oder per API
Für eine einzelne XRechnung nutzen Sie den kostenlosen XRechnung-Generator im Browser. Wählen Sie das Format XRechnung UBL oder CII, füllen Sie das Formular aus und laden Sie das XML herunter. Aus Ihrem eigenen System sendet eine Anfrage an die API dasselbe:
{
"e_invoice": {
"standard": "xrechnung-ubl",
"invoice": {
"number": "RE-2026-0817",
"issue_date": "2026-10-11",
"currency": "EUR",
"buyer_reference": "04011000-12345-67",
"seller": {
"name": "Lindqvist Software GmbH",
"vat_id": "DE123456789",
"electronic_address": { "value": "[email protected]", "scheme": "EM" },
"address": { "line1": "Kastanienallee 12", "city": "Berlin", "postal_code": "10435", "country_code": "DE" },
"contact": { "name": "Buchhaltung", "phone": "+49 30 1234567", "email": "[email protected]" }
},
"buyer": {
"name": "Bezirksamt Hamburg-Mitte",
"electronic_address": { "value": "04011000-12345-67", "scheme": "0204" },
"address": { "line1": "Caffamacherreihe 1", "city": "Hamburg", "postal_code": "20355", "country_code": "DE" }
},
"payment": { "iban": "DE89370400440532013000", "due_date": "2026-11-10" },
"lines": [
{ "name": "Lizenz Genehmigungsportal, 2027", "quantity": 1, "unit_price": "12000.00", "vat": { "category": "S", "rate": 19 } },
{ "name": "Einführungsworkshop", "quantity": 2, "unit_code": "DAY", "unit_price": "1100.00", "vat": { "category": "S", "rate": 19 } }
]
}
},
"response": "url"
}{
"id": "6b2e4c1a-9f3d-4e7b-8a15-2c9d0e1f3a47",
"status": "succeeded",
"pages": 0,
"bytes": 6214,
"url": "https://api.castpdf.com/v1/files/6b2e4c1a-9f3d-4e7b-8a15-2c9d0e1f3a47?exp=1793952000&sig=…",
"expires_at": "2026-11-10T09:30:00.000Z",
"blocked_resources": [],
"warnings": [],
"e_invoice": { "standard": "xrechnung-ubl", "profile": "xrechnung", "xml_filename": "xrechnung.xml" }
}Ohne "response": "url" ist die Antwort direkt das XML, als application/xml und nach der Rechnungsnummer benannt. Laden Sie es im Portal des Auftraggebers hoch oder senden Sie es auf dem Weg, den er Ihnen genannt hat.
Wenn etwas fehlt
Ein Portal, das eine Rechnung ablehnt, nennt oft nur eine Regel auf einmal. Die API nennt alles auf einmal, bevor ein XML existiert. Jedes Problem kommt mit dem Feldpfad und einem klaren Satz, wie Sie es beheben.
- SieSenden eine XRechnung ohne
buyer_reference. - CastPDF
400 invalid_e_invoice:e_invoice.invoice.buyer_referenceist für die XRechnung Pflicht. - SieErgänzen die Leitweg-ID und senden dieselbe Anfrage noch einmal.
- CastPDF
200mit dem XRechnung-XML. Ein Dokument gezählt.
Eine abgelehnte Anfrage zählt nie. Die Fehlermeldungen der API sind derzeit auf Englisch. Zeigen Sie sie der Person, die die Rechnungsdaten pflegt, oder ordnen Sie jeden Pfad einem Feld in Ihrem Formular zu.
Wer die XRechnung braucht
- Lieferanten öffentlicher Stellen: Bundesministerien, Länder, Kommunen und öffentliche Unternehmen. Die meisten nehmen Rechnungen nur noch über ein Portal an, als XRechnung.
- Softwarefirmen, die Schulen, Kliniken oder Hochschulen jedes Jahr Lizenzen und Support berechnen.
- Unternehmen, deren Kunden sie verlangen, weil deren Buchhaltung die XRechnung direkt einliest.
CastPDF erstellt das XML. Es lädt nichts in Portale hoch und versendet nichts über Peppol. Die meisten Portale bieten einen Web-Upload für einzelne Rechnungen, und viele Behörden nehmen auch E-Mail an. Fragen Sie den Auftraggeber, welchen Weg er erwartet.
Wie wir die XRechnung geprüft haben
Jede XRechnung aus unserer Testsuite, in CII und in UBL, besteht die offiziellen XSD-Schemas und die Schematron-Regeln der KoSIT für XRechnung 3.0.2. Am 10. Oktober 2026 haben wir zusätzlich den KoSIT-Validator 1.6.3 laufen lassen, das Referenzwerkzeug für die XRechnung. Er akzeptierte alle 14 Dateien ohne eine fehlgeschlagene Prüfung.
Die Dateien decken sechs Rechnungsarten ab, darunter eine Gutschrift als UBL-CreditNote, Reverse Charge und einen steuerfreien Umsatz. Eine Probe mit dem Portal des Auftraggebers ersetzt das nicht. Das Portal prüft Dinge, die kein Validator sieht, zum Beispiel ob die Leitweg-ID existiert.