Welche Vorlage passt?
Die sechs Belege folgen dem Ablauf eines Auftrags. Vor dem Auftrag steht der Preis, danach kommen Lieferung, Zahlung und manchmal eine Korrektur. Fragen Sie sich, an welcher Stelle dieses Ablaufs Sie gerade stehen.
| Zeitpunkt | Vorlage | Was der Beleg leistet |
|---|---|---|
| Vor dem Auftrag | Kostenvoranschlag | Nennt den Preis und lässt den Kunden unterschreiben. |
| Vor dem Versand | Proforma-Rechnung | Fordert Vorkasse an oder dient dem Zoll. Kein Vorsteuerabzug. |
| Bei der Übergabe | Lieferschein | Belegt die Lieferung, ohne Preise, mit Unterschrift. |
| Nach der Leistung | Rechnung | Fordert die Zahlung mit allen Pflichtangaben an. |
| Beim Bezahlen vor Ort | Quittung | Bestätigt eine Zahlung, oft als Kleinbetragsrechnung. |
| Nach einer Rückgabe | Gutschrift | Mindert eine Rechnung mit Bezug auf das Original. |
- Wer Handwerk oder Dienstleistung anbietet, braucht meist Kostenvoranschlag und Rechnung.
- Wer Ware ausliefert, ergänzt den Lieferschein und bei neuen Kunden die Proforma-Rechnung.
- Läden, Cafés und Werkstätten mit Laufkundschaft kommen oft mit der Quittung aus.
- Wer Rücksendungen hat, braucht früher oder später eine Rechnungskorrektur.
Viele Belege teilen sich dieselben Daten. Die Positionen aus dem Kostenvoranschlag landen später auf der Rechnung, die Nummer der Rechnung auf der Korrektur. Ihre Software hält die Daten zusammen, CastPDF macht aus jedem Datensatz das passende PDF.
PDF-Rechnung oder E-Rechnung?
Ein PDF aus diesen Vorlagen ist ein Bild der Rechnung für Menschen. Eine E-Rechnung enthält zusätzlich Daten, die eine Buchhaltungssoftware direkt lesen kann.
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gibt es Übergangsfristen bis Ende 2027. Danach brauchen Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Für Quittungen bis 250 Euro, Rechnungen an Privatkunden, Lieferscheine, Kostenvoranschläge und Proforma-Rechnungen bleibt das PDF der richtige Weg. Für Ihre B2B-Rechnungen planen Sie den Wechsel. Die Fristen, Ausnahmen und Formate stehen auf der Seite E-Rechnung.
Die CastPDF-API erzeugt aus einem Rechnungsdatensatz auch ZUGFeRD oder XRechnung. Ein Formular ohne Anmeldung finden Sie unter E-Rechnung erstellen.
So funktionieren die Vorlagen: HTML, CSS und Felder
Jede Vorlage ist eine kleine Webseite aus HTML und CSS. Wer schon einmal eine Webseite gebaut hat, ändert Aufbau, Schriften und Seitenformat ohne neue Werkzeuge. Seitenformat und Ränder stellen Sie in den Einstellungen der Vorlage ein.
Platzhalter wie {{ customer.name }} markieren die Stellen, die sich ändern. Sie sind in der Vorlagensprache Liquid geschrieben. Schleifen erzeugen eine Tabellenzeile pro Position, Bedingungen blenden leere Blöcke aus.
- Markeneinstellungen: Logo, Farbe und Schrift einmal festlegen, jede Vorlage übernimmt sie.
- Lange Dokumente: Tabellenköpfe wiederholen sich auf jeder Seite, unten steht „Seite X von Y“.
- Testen ohne Kosten: Test-PDFs sind unbegrenzt und tragen ein Wasserzeichen.
- Viele auf einmal: Eine CSV- oder XLSX-Datei ergibt ein PDF pro Zeile, gesammelt in einer ZIP-Datei.
- Versand: Mit
deliver.emailschickt CastPDF das PDF direkt per E-Mail.
Die festen Beschriftungen der Vorlagen sind derzeit englisch. Sie stehen als normaler Text im HTML und lassen sich einmal im Editor übersetzen. Die Details zu Feldern und Liquid finden Sie in der Vorlagen-Dokumentation.