So erstellen Sie eine E-Rechnung
- Format wählen. ZUGFeRD oder Factur-X für ein PDF mit XML darin, XRechnung in CII oder UBL für das XML allein.
- Beide Parteien eintragen. Namen, Anschriften, USt-IdNr. und je eine E-Mail-Adresse. Die XRechnung braucht zusätzlich die Leitweg-ID und eine Telefonnummer des Verkäufers.
- Positionen anlegen. Bezeichnung, Menge, Einheit, Nettopreis und Steuersatz je Position, bis zu 100 Positionen.
- Erstellen und herunterladen. Klicken Sie auf E-Rechnung erstellen. Fehlt etwas, erscheint jedes Problem neben seinem Feld.
Welches Format Sie wählen
| Format | Sie erhalten | Wählen Sie es für |
|---|---|---|
| ZUGFeRD (EN 16931) | PDF/A-3b mit factur-x.xml darin | Geschäftskunden in Deutschland |
| Factur-X (EN 16931) | PDF/A-3b mit factur-x.xml darin | Kunden in Frankreich und ihre Plattformen |
| XRechnung UBL | XML-Datei | Öffentliche Auftraggeber, deren Portal UBL nimmt |
| XRechnung CII | XML-Datei | Öffentliche Auftraggeber, deren Portal CII nimmt |
Unsicher? Für Unternehmen ist ZUGFeRD die sichere Wahl, denn Menschen können das PDF weiter lesen. Behörden sagen Ihnen, welche XRechnung-Syntax sie wollen. Den Unterschied erklärt unsere Seite ZUGFeRD oder XRechnung.
Wie die Summen berechnet werden
Sie geben Nettopreise ein. Jede Position ist Menge mal Preis, auf Cent gerundet. Die Umsatzsteuer berechnet das Tool danach einmal je Steuersatz, auf die Summe der Positionen mit diesem Satz. So verlangt es die EN 16931. Deshalb bestehen unsere Summen die Prüfprogramme, an denen viele selbst gebaute E-Rechnungen scheitern.
Dieselben Zahlen stehen auf der PDF-Seite und im XML. Weichen Seite und XML einer hybriden E-Rechnung voneinander ab, wird sie oft abgelehnt. Das kann hier nicht passieren.
Die eingebaute Rechnungsvorlage beschriftet die lesbare Seite derzeit auf Englisch. Beträge und Daten erscheinen bei einem deutschen Verkäufer im deutschen Format. Rechtlich führend ist das XML. Mit der API können Sie Ihre eigene, deutsch beschriftete Vorlage verwenden.
Wenn das Formular nicht vollständig ist
Bevor der Generator etwas erstellt, prüft er die Rechnung: Pflichtfelder, Länder- und Währungscodes, die Steuerregeln und die Prüfziffer der IBAN. Jedes Problem erscheint neben dem Feld, zu dem es gehört, alle auf einmal. Die Meldungen kommen derzeit auf Englisch aus der API. Korrigieren Sie die Felder und klicken Sie erneut.
Die XRechnung verlangt mehr als ZUGFeRD: die Käuferreferenz, einen Kontakt des Verkäufers mit Telefonnummer und E-Mail-Adressen für beide Seiten. Das Beispiel enthält schon alles. Sie können also das Format wechseln und es direkt ausprobieren.
Schicken Sie zuerst eine Testrechnung an Ihren Kunden oder sein Portal. Dateien, die genauso entstehen, hat der KoSIT-Validator in unseren Tests akzeptiert. Ein Empfänger kann aber eigene Regeln haben.
Für wen der Generator passt
Der Generator ist für einzelne Rechnungen gedacht: einen Test vor der Umstellung, eine Rechnung an eine Behörde oder den ersten Kunden, der eine E-Rechnung verlangt. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, dürfen es aber. Ob die Pflicht für Sie gilt, steht im Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.
Schreiben Sie jeden Monat viele Rechnungen, lohnt sich ein Programm, das sie automatisch erstellt. Entweder Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr eigenes System über die API. Die Vorlage für die lesbare Seite finden Sie als Rechnungsvorlage.
Grenzen des kostenlosen Tools
| Eingabe | Bis zu 100 Positionen |
|---|---|
| Ergebnis | Ein ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF/A-3b oder ein XRechnung-XML |
| Nicht enthalten | Rabatte, Gutschriften und Befreiungsgründe (über die API verfügbar) |
| Wie oft | 10 Anfragen pro Minute und 100 pro Tag von einer Adresse |
| Auf jedem PDF | Eine kleine Zeile „Made with CastPDF“ in der Fußzeile |
Automatisieren
Machen Sie das jede Woche? Dieselbe Technik steckt in der CastPDF-API, ohne Fußzeile in den bezahlten Tarifen und mit 100 kostenlosen PDFs im Monat zum Start.
Mit der API
Senden Sie dieselbe Rechnung als JSON in e_invoice an POST /v1/pdf, direkt aus Ihrem Abrechnungssystem. Der Leitfaden zu ZUGFeRD und XRechnung zeigt die vollständige Anfrage.
Aus einer Tabelle
Viele Rechnungen? Gehen Sie Ihre Datensätze durch und senden Sie je Rechnung eine Anfrage mit e_invoice. Jede Anfrage liefert eine fertige E-Rechnung.